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GERENCIA DE SECRETARIA GENERAL


La Gerencia de Secretaria General es el Órgano de Apoyo a la acciones administrativas del Concejo Municipal y de la Alcaldía, de acuerdo a la normatividad vigente; igualmente es la encargada de los asuntos relacionados con la tramitación y archivo de la documentación de la Municipalidad, así como del registro de los hechos vitales que ocurran en el distrito .

FUNCIONES:

  • Ejecutar el plan operativo y presupuesto municipal correspondiente a la Secretaría General, disponiendo eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales, económicos, financieros, materiales y equipos asignados.
  • Planificar, organizar dirigir y controlar las acciones de apoyo para el correcto funcionamiento del concejo Municipal, comisiones de regidores y a la Alcaldía.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración del despacho de documentos del concejo municipal.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de elaboración de los documentos finales de las actas de sesiones del concejo municipal.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la atención de los pedidos y solicitudes de informe que formulen los regidores, coordinando con las áreas municipales correspondientes.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la orientación e información al administrado, sobre los diversos trámites que deban realizar ante la municipalidad, así como los trámites en gestión y de las funciones que cumple las diferentes áreas de la municipalidad.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la recepción, clasificación, registro, validación, trámite y distribución oportuna de los documentos y expedientes que ingresan a la corporación Municipal, así como su archivo correspondiente, de acuerdo a la ley del procedimiento Administrativo General y demás normas establecidas.
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración de los registros civiles, fundamentalmente referidos a la celebración de los matrimonios civiles.
  • Citar a las sesiones de concejo municipal por disposición del Alcalde, o de acuerdo a lo dispuesto en la ley orgánica de municipalidades o los reglamentos correspondientes.
  • Suscribir con el Alcalde las actas de las sesiones del Concejo Municipal y demás normas municipales como los acuerdos de concejo, ordenanzas, decretos y resoluciones de Alcaldía.
  • Transcribir y difundir a las diferentes unidades orgánicas y/o personas naturales o jurídicas las ordenanzas, acuerdos, decretos, resoluciones del concejo y Alcaldía.
  • Disponer la publicación en el diario oficial, de ordenanzas, decretos y demás disposiciones del concejo y Alcaldía.
  • Certificar las normas municipales emitidas por el concejo, las comisiones de regidores y el Alcalde, así como los documentos contenidos en expedientes administrativos y demás documentación interna de la municipalidad.
  • Dirigir y controlar a los fedatarios de la municipalidad para que den fe de los documentos conforme a ley.
  • Atender los pedidos de los regidores de acuerdo a ley.
  • Confirmar la asistencia de los regidores a las sesiones del concejo municipal y realizar el trámite correspondiente para el respectivo pago de las dientas, de conformidad con el reglamento interno del concejo.
  • Desarrollar y mantener actualizado el registro fuente de todas las ordenanzas, decretos y demás disposiciones municipales.
  • Custodiar los libros de registros de resoluciones de alcaldía, decretos de Alcaldía, ordenanzas municipales, acuerdos de concejo, resoluciones de concejo y libros de actas de sesiones de concejo.
  • Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la municipalidad.
  • Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan a la corporación municipal, de acuerdo a la ley del procedimiento administrativo general y demás normas establecidas al respecto.
  • Controlar el flujo y ubicación de los documentos dentro de la municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  • Proponer las políticas sobre tramitación documentaria y archivista a seguir en la municipalidad.
  • Elaborar las estadísticas del sistema de gestión documentaria municipal remitiendo los reportes a la gerencia de planificación de forma mensual.
  • Emitir los reportes sobre la documentación que ingresa, egresa y aquella que se encuentra en proceso; expedientes incompletos o por regularizar dentro del plazo establecido, y expedientes declarados en abandono.
  • Controlar al cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el sistema de gestión documentaria municipal, ejerciendo la supervisión correspondiente.
  • Orientar e informar a los usuarios sobre el estado de sus expedientes, etapa, área de proceso y fecha probable de término según los plazos establecidos en el texto único de procedimientos Administrativos.
  • Asegurar que los expedientes que corresponden a procedimientos de mayor complejidad y requisitos técnicos consignen la información correcta desde su ingreso.
  • Supervisar y controlar los antecedentes correspondientes a los expedientes concluidos o declarados en abandono sean remitidos por las unidades orgánicas de transformación documentaria, para ser derivadas al archivo central de la municipalidad.
  • Recepcionar, clasificar, registrar, codificar, supervisar y evaluar el proceso y seguimiento de la conservación de la documentación que forman parte del archivo central de la municipalidad.
  • Organizar y controlar los mecanismos de Archivo y conservación de los documentos.
  • Coordinar con el archivo central de la Nación en los asuntos de su competencia.
  • Proponer la relación de documentos y archivos que deben ser dados de baja con periodo de vencimiento legal.
  • Expedir certificaciones sobre hechos y actos vitales.
  • Mantener actualizado los libros correspondientes a fin de elaborar las estadísticas de los hechos y actos vitales.
  • Celebración de matrimonios formalizando la sociedad conyugal.
  • Organizar, dirigir y supervisar los procesos de divorcios que se presenten la municipalidad conforme con la ley de la materia.
  • Certificar la apertura de libros, documentación que emiten las unidades orgánicas de la municipalidad, las normas municipales del concejo, de las comisiones de regidores y del Alcalde; así como los documentos contenidos en expedientes administrativos y demás documentación interna.
  • Apoyar al Alcalde en materia administrativa en el ámbito de su competencia.
  • Proponer, impulsar e implementar las mejoras e innovaciones en los procesos, procesos, procedimientos y normatividad internas del área a su cargo, en coordinación con la gerencia de planificación.
  • Representar a la municipalidad ante organismo públicos y privados nacionales e internacionales para la coordinación y realización de actividades concernientes el ámbito de su competencia-
  • Cumplir, con las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven de sus funciones, con las demás competencias asignadas por el Alcalde y el gerente municipal y demás que le correspondan conforme a ley.